部门概况
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学院办公室工作职责
（2019年4月更新）
一、基本要求
1、树立“办公室工作无小事”观念，强化“细节决定成败”的理念；牢记自己肩负的责任，以高度的责任感和强烈的事业心完成好领导交办的每一项工作。
2、无论是接听一个电话、起草一份文稿、办理一件事情、还是提出一项建议、回复一个问题，都要以精益求精的态度去对待。
3、切记粗制滥造，敷衍塞责，简单交差了事，杜绝办事拖拉，互相推诿扯皮。
4、要严格按照“八个”不让，做好每一项工作。即：不让领导分配的事讲两次；不让领导布置的事在自己身上耽误；不让领导的批件在自己手里延迟；不让正在办理的文件在自己手上积压；尽量不让差错在自己身上发生；不让来办事的人员跑冤枉路；不让到办公室办事的人受到冷落；不让学院的形象因自己而受到影响。
5、在工作中必须坚持原则，不能随心所欲，拿不准的事情先请示后施行；
6、领导安排的工作，要求当天完成的，必须按时完成。如在办事过程中因对方的原因不能按时完成的，必须如实说明情况。
7、本职工作要尽职尽责，每一阶段的工作要主动去想该做什么、怎样去做，在工作中有建议和意见可以向主任提出，如有不便可直接向院领导反映。
8、提倡“团结协作、分工合作”的工作氛围，办公室工作性质特殊，临时出现的事情，临时安排，工作中无特殊情况必须服从安排。
二、工作职责
1、文书管理。负责组织起草学院党政工作计划、总结、院长办公会议纪要、党委会议纪要及其他综合性文件材料；负责学院党政公文的核稿、登记、缮印、用印、分发、归档工作。
2、机要保密。负责各级党政主管部门文件、机要文件及其他来文来函的签收、登记、分办、传阅与处理工作，负责上级网络办公信息的处理，负责学院oa办公系统各类学院文件的处理。
3、印信管理。负责管理学院公章、党委公章及法定代表人的印章，刻制启用学院各类印章（含电子印章），开具学院介绍信及有关证明。
4、档案管理。负责学院工作档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计与处理工作，加强电子档案管理，负责学院综合档案室的建设和电子档案管理。
5、信息管理。负责学院综合统计工作，调查研究，编发工作《简报》等信息资料，编印学院大事记或《年鉴》，管理党委和学院办公室网页。
6、督办协调。负责学院文件、会议决定及学院领导批示的分办、承办、督办事项。负责机关的上下班考勤工作。
7、联络接待。负责学院领导出差的接送以及对外联络、来宾接待工作，协调各部门做好各类检查、评估、考核的接待工作。
8、会议管理。负责全院综合性党政会议、活动的通知、组织、协调工作，管理行政楼会议室。
9、机关建设。负责机关办公用房钥匙的管理，做好院领导办公室的办公服务工作；拟订办公用品配置计划，采购和发放办公用品，协调办公用品的维修，联系电信处理有关事项。协助做好学院办公自动化系统建设。
10、值班管理。负责安排检查全院院务值班、节假日值班、上报值班信息，做好值班督查。
11、车辆管理。管理学院公务车辆，负责安排协调院领导及部门工作用车，及时安排学院公务车辆的年检、维修和保养工作，保障行车安全。
12、收发管理。负责外来邮件签收和分发、学院报刊杂志征订工作。
13、信访处理。接待来信、来访等。处理学生申述及教职工投诉等事项的处理。
14、应急处理。及时参与处理学院突发事件，协调相关部门、单位做好应急处置工作，及时完成学院领导交办的工作。
三、机构设置及岗位职责
学院办公室主任岗位职责
一、全面主持学院办公室日常管理工作，统筹安排办公室各项工作。
二、协助院领导工作，当好院领导的助手和参谋。
三、根据学院制度规定和工作需要，协助院领导组织安排院长办公会议、院务会议、党委会、党政联席会和全院性会议。
四、组织起草学院发展规划、党政工作计划、工作总结等综合性文稿，审核、印发以学院名义和学院党委名义印发的各类党政公文。
五、呈办上级来文及学院公文的批办、催办等。
六、协助院领导组织安排全院性重要活动，协调各部门之间的工作。
七、负责院内外来信来访等事务，负责组织、协调接待、对外联络和交流工作。
八、负责机要保密、档案管理、印章使用、登记和保管、信息统计等工作。
九、负责安排协调院领导及部门公务用车。
十、完成领导交办的其他工作。
党务秘书a岗位职责
一、认真学习贯彻党的基本路线和各项方针政策，做到党性强，作风正，工作认真负责，具有较强的事业心和政治责任感。坚决执行上级党组织的有关决议，落实执行学院党委的各项决定。
二、负责起草学院党委文件、工作计划、报告、总结、决议和通知等文件。
三、负责学院党建工作的信息上报和校园网“党建之窗”、办公室网页的信息发布。
四、负责落实学院党委党员发展工作的安排，包括举办入党积极分子培训班，审查发展新党员和预备党员转正的有关材料，兼任组织员，把好党员发展的预审关。
五、负责学院党委安排的各种会议、学习活动的组织工作，做好会议记录与会务工作。
六、协助党委领导及时了解各基层党组织的工作情况，督促落实各级党组织布置的工作任务，做好综合、汇总、考核等工作。
七、负责党员、干部资料的统计、上报与管理工作, 负责党员管理系统数据库的填报与维护工作。
八、负责学院党委党费收缴和党建经费管理工作。
九、负责党员组织关系的接转工作。
十、完成学院领导及部门负责人交办的其他工作；协助办公室同事做好临时性工作。
党务秘书b岗位职责
一、在学院党委领导下做好各项党建工作，督促各党支部贯彻落实好学院和上级党委的方针和政策。
二、根据党委的中心工作任务，了解学院党支部有关动态，做好会议记录，整理会议纪要，及时、准确地向党委领导提供各种信息和建议。